素人未経験新人専門♡「必要書類の提出」 〜 送る編 〜

ハンコのエモさについて語りすぎた前回の続きです。
引きつづきえらそうにならないよう気をつけたいと思ってはいるものの、コイツ郵便の話ができて浮かれてんなと思ってなにとぞ大目に見てやってください。だってなんか好きなんだ郵便!レターセットとかどんどん集めてしまう。使うんだけど全然追いつかない。
いまほしいのはこれです。スーラのやつは便せんの裏が全面絵になってて、けっこう前に店頭で見たんだけど三つ折りにするのがつらいよね〜とか思って見送っちゃった。でもやっぱほしい。クリックするとAmazonにとんじゃうよ。

普通始まってたった5行で脱線する?
ではがんばって書いた書類をついに送ります。

📩📩封筒のサイズいっぱいあってどれを買うのか謎📩📩

まず書類のサイズの話をしますね。A4(えーよん)です。紙の大きさの名前です。社会はA4の紙だらけです。たぶんいま目の前にあるめんどくさい書類もどうせA4です。だから「○○のコピー」とか求められたときもA4で取っとけばまちがいないです。で、A4の紙を、

折ってもよさげ、送る紙そこまで多くない、切手代を安くしたい
長形3号(なががたさんごう)
定形郵便で送れるのでお手軽です。
略して「ながさん」と呼ばれます。ベテラン刑事ですね。
近所の100円屋さんで15枚110円で売られていました。

折ったらまずそう、折ったら分厚くなりすぎて無理なくらいの枚数がある
角形2号(かくがたにごう)
定形外になるのでちょっとだけ切手代あがります。
略して「かくに」と呼ばれます。豚バラですね。
近所の100円屋さんで6枚110円で売られていました。

長3の封筒にはA4の三つ折りがぴったり入ります。半分半分で四つ折りにしちゃっても、それでも全然いいです。ただ三つ折りだと受け取った人が開きやすくていいね、ということです。横から見てZの形になる折り方でもいいし、下から折って上からかぶせるでもいいです。最終的に封筒に入ればいいのだ。いつもバスタオル畳んでる俺たちに死角はない(巻くお店の人ごめん)。
角2で送る人、中身が少なめで折れるの心配だったら、いらないクリアファイルがあればそれに挟むか、しっかりめの紙(アマゾンの箱の底にいるやつとか)をカットして一緒に入れてあげると安心です。

ちなみに……
封筒、郵便局でも売ってます!
長3は2枚で62円、角2は2枚で92円。しかも白と茶封筒色とで選べる。
中に入れる書類と宛先のメモがあれば、郵便局でペンとのりをお借りして(たいてい自由に使っていいよって置いてある気がする)その場で重さを量ってもらって、料金を払って、投函することもできるよ。
(郵便局によって記入台が混んでいたり、そもそも封筒が品切れしてたりするかもしれないけど…)

いま郵便局の窓口も短縮営業になってるから気をつけて!
基本15時までだメェ。

✉️🤔宛名の書き方実はよくわかんない問題✉️🤔

「御中」結局なんなんでしょう

テレビ番組でたまに登場する御中(おんちゅう)。「今どきの若者は〜」みたいな言い方でよく取り上げられていますが、老化に伴って備わる知識などないので書けない中高年さんがいくらでもいますし、関係ない仕事の人が書いたことないからといって笑っていいものじゃないですし、おっとこれは一体どうしたんだい…? という書き方をされちまったフリーダム御中封筒が今日もげんきに何百枚も世の中を駆けめぐってるはずだよ。それでも死人が出たとは聞いたことがない。よって大丈夫です。

それにしてもいまいち頭に残らない御中、何度も書き方を聞かれました。
もうこの際よくない?
だって、今送ろうとしてるのってビジネス文書じゃないし。受け取る人にとってはお仕事だけど、差し出す側は行政サービスなり何なりを受ける立場なのでそんなビジネスマナー気にすることないと思うんだよ。
でも、でも、そういうのちゃんとしたいって思う気持ちは大切だし、なんていうか……会社勤めのふりをせざるを得ない場面がないと言い切れない人生もあると思うんだ。で、あまりに知らないと思われると何かの折に心配、とか、あるじゃん!なので、簡単に書きます。

書いてみよう!はじめての御中

よく企業の公式アカウントの担当者さんのことをわたしたちが「○○の中の人」って呼びますよね。その「中の人」って意味なのだとかつて教わりました(決め手となるソースは見つからない)。組織や企業の「中の人たち」の「中」に、敬意を示すためていねいに「御」をつけて、御中。

というわけで、宛先が個人じゃない時に使います。個人だったら「様」と書くようなとき、その代わりに「御中」って書く。様の代わりなので、同時に存在はしません。

たとえば、
書類を送る前に個別のやり取りをしていて、そこでけっこう込み入った話になって、電話の人が「ではわたくし宛に書類をお送りください、対応しますので」なんて言ってお名前を教えてくれた—— みたいな場合は、その人のお名前を書くことになるのでふつうに「○○様」となります。

△ 東京都 猫田区 宇田種1丁目28-1 猫田区役所 危機管理課防災係 様
◎ 東京都 猫田区 宇田種1丁目28-1 猫田区役所 危機管理課防災係 御中
◎ 東京都 猫田区 宇田種1丁目28-1 猫田区役所 危機管理課防災係 災害対策ご担当者様

(防災係、は個人じゃないので御中)

△ 東京都 宇佐山区 羽砂町4丁目33-33 宇佐山区役所 税務課税務係御中 未々田様
◎ 東京都 宇佐山区 羽砂町4丁目33-33 宇佐山区役所 税務課税務係 未々田様

(未々田さんは個人なので様をつける、敬称はひとつでいいので御中は出番ない)

◎ 東京都 熊崎区 辺亜本2丁目8-21 熊崎税務署御中 [納税証明の交付請求書在中]
◎ 東京都 熊崎区 辺亜本2丁目8-21 熊崎税務署 ご担当者様 [納税証明の交付請求書在中]


(番外編)お店・病院に送る
◎ 東京都 犬山区 椀湾3丁目15-11 INUビル2F 創業百年おいしい亭 御中
◎ 東京都 猫原市 茂布谷1丁目28-28 猫原総合病院 呼吸器内科 茶尾忠留先生
◎ 東京都 猫原市 茂布谷1丁目28-28 猫原総合病院 第2病棟ナースステーションの皆様
(「先生」「皆様」が敬称なので他はいらない、先生様とは書かない)

「ご担当者様」使い勝手がいいのでおすすめです。
「在中」は、御中の仲間に見えますが所属が別です。
[納税証明の交付請求書在中] というのは、中にこういうのが入ってるよ!っていうメッセージです。宛先があんまり大きな組織名だと、どのフロアに持って行くべきものなのかがわからなくてちょっと不親切な気がするので。書類の名前を書いてあげると話が早くていいねっていうのと、あと「中身がこんな大事なブツだと知っていれば怒濤の勢いでジョッキジョキ〜!と切らなかったのに…」という事故も防げます。できれば常に豪快ジョキジョキしないでいただきたいけども。
宛名と区別して目立たせるために赤や青のペンで書いたり、四角で囲ったり、よくします。
書いてあると親切、というレベルなので書かなくても大丈夫です。
コンビニに売ってる履歴書セットの中に入ってる封筒を見ると、
「履歴書在中」が赤で印刷してあるよ。

完全に余談ですが、「見積書在中」「請求書在中」みたいな書類はかならず赤じゃなく青で書く、って慣習があるところもあります。
お金に赤は縁起がよくない(赤字を呼んだらいやだから)って理由。ふふふ。
こういう、なんの意味もないおまじないと言っちゃえばそれまでだけどちょっとウフ……ってなるやつ好きです(ものすご〜くメジャーな慣習ではないと思います)。

三条スタンプ
まっさきに開けなきゃいけないんだけど、自分で払うんじゃないとはいえなーんか開けたくない封筒に押されてるスタンピッピ。

📤📥返信用封筒とはなんなのか📤📥

「切手を貼った返信用封筒を同封の上」とか、ありますよね。
なにか文書をくださいって請求したり、こちらから送った書類のうちの一部が控えとして返ってきたり、そういうとき。

みなさんに返事を送るのに、ひとりひとりの住所を封筒に書いて切手貼るのすごくたいへんだから、自分で作って入れといてください!それに入れて送りますので! ってことです。だから、なーーーーんにも緊張することない。だって、自分の手元に戻ってくるものなんだもん。自分に気を遣うことないので、気楽に書いてください。

迷うとしたら「自分の名前には『様』をつけるの?」ってことだと思う。基本的にはつけなくて、かわりに「行」とか「宛」を使います。
でもさ〜〜〜、そうすると向こうがわざわざ「行」を消して「様」書き足してくれちゃったりするじゃん……その手間かけさせるのはいいのだろうか、マナーの本質とは果たしてなになの……とか思っちゃいますけど、なんか、マナーというより「しきたり」なんですねきっと。たったいま顔を合わせたばかりで元気いっぱいでも「お疲れさま!」と言いあうみたいに、論理的に考えたら謎かもだけど別に誰も困ってはない、しきたり。われらこの社会のデスクワーク仲間、メンバーみんながみんなを少しずつ気にかけあっていこうねお疲れさまです……くらいのノリでわたしもやってました。
けどそれって組織と組織でやってるやりとしだから「まあ、しきたりよね」でやれるわけで、個人が行政サービス受けるのに気にしろと言われるとええ〜って思う。

東京都宇佐山区 宇多種町5-16-23 椎名こゆり行
↓ と書いた封筒を送ると ↓
東京都宇佐山区 宇多種町5-16-23 椎名こゆり
こうなって返ってくる。

これと同じで、あなたがどこかから「返信用封筒」をもらって使う時は、そこにある「行」や「宛」を二重線で消して、「御中」や「様」をつけてあげるといいです。

📝🤔添え状っていりますか? 📝🤔

添え状。必要なものとは別に添えられる、「○○の書類をお送りいたします、どうぞよろしくお願いします」っていう主旨の軽ーいお手紙のことです。いろんな名前があって、送付状とか添え書きとか、履歴書だとカバーレターって呼ばれたりもしてる。

これがですね、申請書の類いにもつけなさい大人なんだからという説、実は、ちらほら、見かけるんだけど、いらないんじゃないかな…………と椎名は思う。いらんいらん。
だって、緊急事態だし。先方の処理量半端ないし。それいちいち処分する手間が発生しますし、人の手書きの文字が書かれた紙をガッシガシ処分するって、何も考えず流れ作業でやってたとしても無負担じゃないです。わたしはそういうの、一瞬の心のチクリが積み重なって無意識にストレスになるタイプなので、自分だったらつけないでもらっていいですよと思います。完全にビジネスならなんとも思わないんだけど、でも、手癖で書けない慣れてない人が書いたそういうの、わかるじゃん。頑張って書いてくれたんだなとかそういう余計な感情を抱いてしまうのです。なくていいよ、失礼でもなんでもないし緊急事態の手続きに失礼とか最初からないよ、そんな紙で送料加算されてる場合じゃないんだよ。

でも、なんていうんだろう……こういう手続きに対する捉え方って人それぞれあると思うの。ニュートラルにいられる人もたくさんいれば、「しっかり頼むよ、ほらほら早く」ってテンションでいられる人もいれば、「シクヨロのヨロタノで〜っす」って思えるEXITファンの人もいれば、「お金をください」とか「助けてください」って、意識してなくてもどこか申し訳ない気持ち、そういうニュアンスが心に生まれちゃってほどけない人もいると思う。
そして「助けてください」「お金をください」という書類だけを、それだけ入れて送りつけるっていうのがやっぱり苦しくなっちゃう人だっていて、それもまたストレスだよね。誰にも仕方のないことだと思う。

もうさ、例えば例えばだよ、しっかり糊付けした封筒のとじ目に、ちょっときれいなシールを貼るとかさ、そういうことで「すみません、ありがとう、助かります」のかわりにするってことで、いいんじゃないかと思うんだよわたしは。だめかねえ。
なんにせよみんなで心を補い合っていきましょう……。

📮💰切手はいくら貼ればいいのか問題📮💰

基本料金

長3にした人
→ 25gより軽ければ84円、重ければ94円
普通のA4のコピー用紙、1枚だいたい4gだと言われているので5枚くらいまで84円でいけるのかな。でも同じに見える紙でもモノによって厚さが違ったりするし、返信用封筒とか入ると重くなりがちなので、量ったほうがいいです。

角2にした人
→ 50gより軽ければ120円、重ければ140円

オプション(有料)

まあまあ好きな言葉、有料オプション。郵便事故に遭うのが不安な人はつけましょう。

普通郵便(あんしん★☆☆・コスパ★★★)
日本の郵便はとっても安全!そうそうなくなったりはしない。とはいえこの世に絶対はないので、宝くじで2等以上当てる自信のある人などは引き当ててしまうかもしれないからね。
郵便局が遠かったり行く時間がなくても、普通郵便ならコンビニで切手を買って送れるという強力なメリットがある。

特定記録(あんしん★★☆・コスパ★★☆)
確かに出したぞ!という証拠の紙と、ネット上で配達状況を確認できる追跡番号がもらえる。+160円。

簡易書留(あんしん★★★・コスパ★☆☆)
確かに出した証拠の紙と追跡番号がもらえ、さらに届いた先で郵便屋さんが受領印をもらってくれる。+320円。

速達(はやい★★★)
お急ぎ便です。普通の封筒なら+290円。
特定記録や簡易書留に速達をプラスすることもできます。
でも距離が近いとそんなに変わらないの。東京23区内どうしだと、「今日出した手紙は明日届く。速達にすると明日の午前中に届く」なので、わざわざ急いでもらう意味があるケースは少ないかもしれません。札幌から東京へ出すとなると、「普通ならあさって届くところ、速達なら明日の夕方に届く」になるらしく、ありがたみが出るね。
普通郵便ってけっこう普通に早いんですよね。すごいなあ。
しかし、「○日必着のこと」みたいな書類をどうにもこうにも切羽詰まらせてしまった場合は是非活用してください…。

窓口に持っていかないと出せないと思われがちですが、料金分の切手を貼ればポストから出せます。

気をつけないと右側の口から入れるってこと忘れちゃいそう。まあ間違えてもちゃんと赤い線を塗っておけば見つけてくれるはずなので、ポスト前で集配の人を待ち伏せしなくてだいじょうぶです。

料金の計算、とてもよい日本郵便の公式計算機がありました。べんりべんり。

ビジネスマナーよりも大切なこと

封をするの、マステはやめとこう

はがれちゃうので。マスキングテープは封かんには向いていません。意外と丈夫なのはたしかにそうだけど、何かの拍子に一度はがれはじめるとチョロいのです。全開になって中身が家出、となる可能性は低いけど、届いた時に「おおお!お前かわいそうに!」と同情を呼ぶ命からがら状態になってたらやっぱまずいですよね。
のりやテープのり、両面テープで止めたあと、しっかり止まってはいるはずだけどフチが微妙に浮いて不安な見た目になっちゃったなぁ……なんてときに、補助としてちょっと貼ってあげる、みたいな使い方はぜんぜんオッケーですよ。

あとスティックのり、たま〜に乾いてたり古かったり、もともと仮止め用の製品だったりで、粘着力控えめのものがあるので気をつけてあげてください。

封筒の裏に、自分の住所と名前を書いてね

人生なにが起こるか分かりません。宛名が汚れちゃったり滲んじゃったり、そもそも緊張のあまり勘違いして気づかず別の住所を書いてしまってたり、絶対にないとはいえない。
万が一戻さなくてはならなくなったとき、差出人の名前がないと困っちゃいます。よろしくお願いします。

余談

〒169-XXXX 御中東京都新宿区西早稲田X-XX-X御中 株式会社○△◇♡様へ

……と書いて投函するという偉業をなした友だちがいました。高校生のときです。
「会社への手紙には、宛先に御中をつけましょう」と聞いて、宛先=住所 だと思って、頭につけるのか最後につけるのかわかんないから両方、べつに不安にも思わず、ふーんそうなんだじゃあ書くね!って感じで書いた、ということでした。
とても明るくてパワフルな、フワちゃんみたいな子で、後から「そういえば変な手紙書いて出したんだけど〜!」と話してくれて。仲良し一同大いに勇気をもらったものです。そしてお返事はちゃんときました(それどころか最終的にその会社に就職した)。そう、住所が合ってれば届く!
目的は中身を宛先に届けることです。届いたら全部オッケ。郵便の人に感謝してお任せしよう。
あとこの切手がめちゃめちゃかわいいから見てください。めちゃめちゃかわいい。

I footnotes
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