素人未経験新人専門♡「必要書類の提出」 〜 書く編 〜

↑これ書きながら、もはや生きることとは書類を出すことなのか……ってなりました。なにやるにも書類、ぜんぶ書類が要る。圧倒的に書類。
「書類をそろえ、記入し、封筒に入れて、出す」って、工作とか料理とか狙った方向へボールを蹴るとかと同じように得意不得意があると思うし、まず慣れていなければ大変です。なのに普通にできなきゃ大人として一人前じゃないみたいな空気、そしてボールを蹴らずに生きることに比べて書類を書かずに生きることはこんなに難しいからつらい。
誰しもなにかのタイミングで、複雑で重要でやったことない事務手続きにぶつかっちゃうことはありますよね。そういうときに必要な、学校で教わるわけじゃないのにみんな知ってるちょっとした知識って、経験ある人から初心者の人へと伝えられてきたものが多いと思う。一般常識、とか呼ばれてるもののすべてを自力で身につけ初見でこなせというのは過酷です。でもずっとこの業界にいるとそうして学ぶ機会は得にくく、立場を明かして相談できる人に出会える確率は低く、家庭も頼りにできない場合もしばしばあったりです。

職場で仲良くなった女の子から、そういうときの相談相手にしてもらったことが今までに何度かありました(たまたま昔の職場でちょっとだけ事務をしていたので)。本名や住所を見せてもいいと思ってくれたのかな、とひそかに嬉しかったけど、でも、他になす術が無かったというだけのことかもしれません。

そのときの記憶を引っ張り出して、役立ててもらえたことを紹介してみます。もっと早く書けばよかった内容なんだけど。書類の中身そのものをスラスラ記入するための知識は専門家さんのブログとか動画とか見てね!
教えたいことがいろいろあるので、偉そうになってしまったらごめんなさい。偉ぶりたくはないんだけど、事務の仕事も嫌いじゃなかったしその話をできるのが嬉しいものでおせっかいがしたい……。
ちなみにわたしはボールを蹴ると必ずとんでもない方向にボテボテ転がりますし、文具が好きなので余計なことをたくさん言うよ。しゅみです。

🤔ハンコの名前がありすぎて謎🤔

実印、銀行印、認印、印鑑、三文判、判子、割印捨印訂正印、印印印。なんなんだきみたち。そこに並びなさい。

印鑑……名前を彫ったハンコ、くらいの意味でみんな呼んでいる。でも本当の本当はそうじゃなく、きっちりした意味がある言葉なのだが、いますぐ気にしなくてもよい。ごめんね印鑑。
知りたい人向けリンク:印鑑うんちく事典|ハンコヤドットコム

実印、銀行印…… これはハンコの肩書き。市区町村や銀行に、その人が登録してある印鑑のことをそう呼ぶ。届出したらそれがその人の実印。どんなに高級素材で匠の技でも、買っただけではただの立派なハンコ。自分で彫ったやつでも、届出しちゃえば実印になれる(条件あるけどね!)。
複製されたらめちゃくちゃやばいのでむやみに持ち歩いたらこわいし、宅配便の伝票とかに押さないほうがいい大事なハンコ。ていうか必要なければ届出しなくていい。人生で必要になってからすればオッケー。

認印(みとめいん)……どこかにあらかじめ登録しているわけじゃない、ふだん使いの印鑑のこと。クロネコさんに押すハンコもこれに入る。実印や銀行印よりも小さめなものを使うことが多い。いま書いてるような書類の「印」というやつも、これ。

三文判(さんもんばん)……大量生産されたお手ごろハンコのこと。100円ショップや文房具屋さんでクルクル回る棚に入って売られているあれ。三文判を認印に使ってオッケー。
三文、というのは安いお金のこと。二束三文とか、早起きは三文の徳、の三文と同じ。だったら早起きなんかしたくないよなと思う、絶対したくない。

シャチハタ……朱肉がいらない三文判。印鑑型スタンプ。めちゃくちゃ便利だがどこかに提出するようなちゃんとした書類にはほぼ使えない、でも正式な書類以外の認印として大活躍。
通称「シャチハタ」、でも本当の名前は「Xスタンパー」。そして作っている会社の名前は「シヤチハタ」。ヤが大きい。本当だってば。(Wikipedia)

割印(わりいん)
……2枚以上の紙をずらして重ね、境目のところにハンコを押す。それを別々の人が持っておく。有事の際に持ち寄って突き合わせると、間違いなくこの紙たちはかつて共にあったのだ、そしてこれ以外のメンバーは絶対にいないのだ(いたらそいつはニセモノだ)と証明できる。関係性を守るためのとってもエモいハンコ。
契印(けいいん)
……割印に似ている。2ページ以上ある契約書の境目に押す。どんな悪を持ってしても俺たちのあいだに割り込みや抜き取りは許さない。これもエモではと思う。
捨印(すていん)
……もし私が書き方を間違えていても教えてくれなくていいぜ、あんたのいいように訂正しておくれ、信じてお任せしちゃうぜ、という意思表示、相手に権限を与えるハンコ。私のすべてはあなたの思うがまま。エモ怖。とはいえ誤字脱字レベルよりやばい間違いがあったら普通に差し戻す。こわいし。
止め印
……「60分のバックを10000とする」って書類に女の子にサインさせた後で、悪徳店長が「ただし、単位はリエルとする。」とこっそり書き足す、という事件が起こらないように、大事な契約書の一番最後に押されるハンコ。

まとめ:ハンコはめんどくさいがエモみが満載
※すべて個人の非常に極端な感想です

「銀行印を捺印」と指定されていたら、銀行の口座をつくった時に登録したものと同じハンコを押す必要があります。それ以外の、名前欄の横とかに押すハンコは、自分の名字が書いてあって割れてなければオッケーです。

ハンコ押すの緊張するんだけど!

緊張されているところ恐縮ですが、ハンコは一発勝負です。
上手く押せなくてかすれちゃったとき、同じ場所にかぶせて押してなんとかしたくなるのが人間というものですが、だめなのです。だって絶対に絶対に絶対に無理だから。人間だから。ハンコの幽体離脱みたいなのができちゃいます(受け付けてもらえません)。
いや、本当は一発勝負ってほどじゃない、やり直しもできるので。けどその2回目も失敗したらどうしようと思うと初回以上に心臓によくないから、一度で決めたい…。

どんなにがんばっても、机の上に紙をのせてきれいに押すのはけっこう無茶です。なにか敷きましょう。専用のマットじゃなくても意外と代用できるから、お家にあるものでいいのがあると思う。薄いマウスパッド、メガネを拭くクロス、革っぽいスマホのケース、使い切り直前じゃない付箋、あとなんだろうな。キッチンペーパーも意外といける。いらない紙で試して好きなの見つけてね。

・指を3本使って、しっかり持つ
・朱肉はガシガシつけなくて大丈夫、コンシーラーを指でなじませる時みたいなトントンを2、3回でいいです
・体重かけて力の限りグリグリしなくて大丈夫
・紙的に(紙的にとは?)痛気持ちいいくらいの圧で、かるーく上下にウニウニ、左右にウニウニ、くらいでいいです
・そして真上にパッと上げてください
(「の」を書くようにってよく言われるけど、力みすぎて輪を描きながら移動しちゃう人いたので…)。

小さめハンコならとりあえず使えるようには押せるはず。
わたしの経験では、何やってもきれいに押せないよー!って人はだいたい朱肉がダメになっちゃってました。

まとめ
いまみんなが頑張ってる書類に押すのは、100円ショップのハンコと100円ショップの朱肉(コンビニにもある)でまず大丈夫です。
そしてハンコに大事なのは器用さではない。敷くか敷かないかだ。敷いてくださいおねがいします。

サンビー
リップバームかと思ったら朱肉でした。ジルのコスメにこんなのあったよね。使いやすいかどうかは別として、夢がある。

サンビー
かわいい!マレーバク!ほかにも種類があって、サイもかわいい。キリンは…よくこのフォルムでキリンを作ろうと思ったな…でも通じる。あと「たなかさんちのねこ」の謎。なんと上の朱肉と同じ会社が出してました。

📝📝本当にこのペンで書いてもいいのか謎📝📝

黒いボールペン(こすっても消えないやつ)なら、どれでもなんでもいいです!
でも、どんなに黒くてもボールペンじゃないやつはだめです。サインペンとかマッキーとか鉛筆もシャープペンも万年筆もだめです。
「黒または青の」って指定してある書類ならブルーブラックもいいはず(スカイブルーは「青」に入らない)。
でも最近の消せるボールペン、デザインがこなれてきてパッと見でわからないんですよね。なので使っちゃダメな消えペンの名前をいいます。他にもいたらごめん、でもたぶんいない。きっとこの中のどれかです。

本体にこの字があったら使っちゃダメなペンです

  • フリクション○○ってやつぜんぶ(本体にはFRIXIONって書いてある)
  • ユニボール R:E(uni-ball R:E)
  • ユニボール ファントム(uni-ball FANTHOM)
  • ユニボール シグノ イレイサブル(uni-ball Erasable)
  • 無印良品 消せるボールペン

三菱のネーミングの個性がつよいことがわかりました。
正直ユニボールファントムに関してはちょろっと書いたら「こ、これは使っちゃダメなやつでは」ってみんな気づくんじゃないかと思う。だって黒じゃないんだもん(インクの色がとにかく薄いの!ブラックを名乗る心臓の強さすごい!)。
むかしは「水性ボールペンは滲むから避けましょう」とか言われたりもしたけど、今の水性インクって一度乾いたら平気なの多いから気にしなくていいんじゃないかな。

できれば細字の方が向いてると思う。なぜかというと役所の書類は「ほほう、このスペースにこんだけ文字入れますか……」という無茶ぶりが度々あるからです。ぎゅうぎゅうに住所書いたりする。三鷹や鷺沼の人は大変だろうなってよく思います(でも鳥の地名ってきれいで憧れる)(雲雀丘花屋敷駅とかしびれる)。

おうちに転がってたボールペンがめちゃくちゃ書きにくいときは、思いきって新しいのを買うのもおすすめです。相性の悪いボールペンは相性の悪いスタッフと同じで、イライラを我慢していると自分の気持ちとパフォーマンスがごりごり下がっていき元気がなくなるから。ただでさえ楽しくないものを書くので、自分を甘やかしていいと思うんだよ。

勝手にボールペンを勧めるコーナー

・たくさん字を書かなきゃならない、だるい アクロボール(軽い力でトゥルトゥルすべる)
・別にこだわりはないけど近所のセブンで調達したい スーパーグリップGサラサクリップ0.5(税込100円で素直な書き味)
・書かなきゃいけない欄が細〜い シグノRT1の0.28 (ハイテックC最近売ってる?)
・指が触れて紙を汚しちゃうことがある サラサドライ (左利きの人にもおすすめ)
・複写紙にしっかり書きたい スラリ300の0.5 (あと硬い下敷きだ、硬い下敷きを敷くのだ)
※すべて個人の独断です、しかもこの個人ときたらこの世のペンだいたい全部好きなのであてになるかどうか…

共栄プラスチック
硬い下敷き。色違いの赤とみどりは「暗記マーカーに!」とアピールしてるけど、ブルーは特になんにも書いてもらえない。ふびん。

🤝🤝「続柄」なんのことか謎🤝🤝

めちゃめちゃ聞かれたの、これ。
読み方は「つづきがら」です。「ぞくがら」と読む人がとっても多いんだけど、どう見てもゾクガラ感が出てるからしょうがないと思う。だって送り仮名の「き」どこ行ったって感じですよね。ゾクガラが市民権を得すぎてるのでそのうち正式名になる気がします。時々は消えた「き」のことを思い出してあげてください。世田谷区の「が」がいるところで仲良く暮らしていると思います。

脱線した!
続柄はつまり、どういうご関係の人ですか? ってことです。
続柄には主人公がいます。あなたが主人公なら、あなたから見て誰なのか、を書きます。だからあなたが「本人」、あなたのお母さんは「母」です。「続柄:親子」とは書きません。
「親子」「兄弟」「姉妹」「娘」「息子」は、通常続柄欄には使われないです。
それだけ気をつければだいたい大丈夫なはず!

その書類のその欄で、誰を主人公としているのかが大事です。届出をする人のこともあるし、その人がいる世帯の世帯主のこともあります。
「この紙で「本人」とされている人物から見て誰ですか」「今、これを書いてるあなたから見て誰ですか」「住民票の世帯主から見て誰ですか」。
それを落ち着いて確かめれば、迷わないで書けるかなと思います。むりだったらごめん。

子どものこと、長女二女長男次男?問題

戸籍に関する書類だと「二男」「二女」(「次」ではない)って書き方をするんですが、そうじゃない書類は指定がない限り「子」でオッケー。父と母は「親」ではなく「父」「母」だけど、子どもは「子」です。
でも次女とか三男とか書いても全然いい!まったく間違いじゃないです。意味が分かればいいので。

一緒に住んでる恋人はなになの問題

恋人や友だちにお願いして、区役所で住民票や印鑑登録証明書をかわりに取ってきてもらうってこと、あると思います。そういうときは委任状(確かに私がこの人に頼みましたよーって意思表示するお手紙)が必要になるんだけど、これは続柄を書く必要自体がほとんどないです。誰でもいいので。極端に言うと、ネットで知り合ったまだ会ったことのない友だちでも、あなたが書いて押印した委任状があれば取れちゃいます。だから心配しなくていいです。

ほとんど、と書いたのは、探したら1か所見つけちゃったからです。ほかにもあるかも!
委任状(住民票の写し等請求・住民異動届)(PDF)|中央区
でもこの「委任者との関係性」も、念のために、ってだけだと思います(その区で作ってるテンプレートを絶対使う必要もないはず)。
いろんなところの委任状見てみたらけっこう細かい違いがあっておもしろかった。注釈が多い港区、簡素な大田区、記入例の架空の代理人氏名が「歌舞伎 花子」さんだった新宿区。好きです。

微妙に脱線してしまった。

じゃあいま「同棲してる人」の続柄を書く必要あるのって、たぶん、緊急小口資金や住居確保給付金の申請をする人が多いと思う。ここに関しては知識がないので詳しくは問い合わせて欲しいんだけど、問い合わせる前に「住民票をどうしているか」「生計は同一なのか」がはっきりしていないと困るだろうな、と思います。
一緒に住み始めたとき、
・どちらかを世帯主としてもうひとりを「同居人」にした?
・同じ住所に世帯主がふたり、というルームシェア扱いにした?

聞かれた時に答えられるように、はっきりさせておくといいんじゃないかなと思う。
ふたりの認識に食い違いがないように、ちょっとお話し合いできるといいですね。お金のこととかけっこうあいまいだったりしがちだと思うし……。

😱😱まちがえたよ失敗したよおおおおお😱😱

絶対しょうがない。人間はみんなまちがえます。でもくやしい!
訂正の仕方はいろいろな流派(?)があってこれが絶対正解!とは言えないのですが、でも「ほぼ絶対に、やっちゃだめ」なことはあるのでそれをいいます。

修正液で消す
修正テープで消す
上からペンでぐちゃぐちゃってする
砂消しで消そうとがんばる(消えない)
❌ 自暴自棄になって大事な紙をやぶり捨てるなど

あっまちがえちゃった!って勢いでぐちゃぐちゃぐちゃ〜ってしてしまうタイプの人、あせらなくて大丈夫ですのでそのままにしてください。
特にあるお年頃の人たち、虫はだめですよ!あのなつかしい虫さんを作らないでください!!かわいいけど!!

書きまちがえたとき

お手持ちの文書に「訂正する場合」としてマニュアルがくっついてきた場合はそれの言うことをきいてください。そいつの言うことが絶対です。たまに下ァ〜〜の方に小さァ〜〜〜く書いてあったりするから油断できないんだ。
そういう指示がないときの一般的な修正法をいちおう書きます。

特にお金を借り入れるための書類(緊急小口資金など)は訂正自体ができない(新しい紙に書き直すしかない)可能性があります。そういうときは必ず注意書きがあると思うのでしっかり読んでね!

まず、とりあえずまちがえたところに上から線を引きます(訂正線といいます)。1本でも2本でもいいです。2本の人が多いかな? 指定がなければどちらでも。
で、スペースがあればその上に、なければ右に(だいたいない)正しい文字を書きます。

できれば見る人が見やすいよう直してあげるのがおすすめ。スペースがあれば。

例)「すゑひろがりず」と書くべきところを「すえひろがりず」と書きかけた
   △ すゑひろがりず
   ◎ すえ すゑひろがりず

つぎに、そのすぐ近くにハンコを押します(訂正印といいます)。「これは誰かが後から勝手に書いたんじゃなく、この私がミスしたから書き直したのです。悪いのは私だよごめんな!」というしるしのハンコです。訂正線と訂正印がだいたいセットです。複写紙のときは、下にある複写された紙にも訂正印を押してあげてください。
帳簿の訂正とか用に、狭い場所でもジャマにならないとても小さなハンコがあります。かわいくてかわいいので推しさんがいる方は作ったら楽しいよきっと。

訂正印の場所ですが、これがまた何パターンかあるのです。わたしの見聞きしてきた範囲でも、いま軽くGoogleした範囲でも、
(1)まちがいに重なるように
(2)まちがいの上に
(3)まちがった記入欄の、左側の欄外(紙の端っこ)に
(4)まちがった書類のどこでもいいので欄外に
(5)まちがいさがしの間違いの方に
と、いろいろです。別に法律で決まってたりしないので、わりと自由なんですよね。そのときのスペースなどの都合で、見る人がわかりやすいようにすればいい。ローカルルールでどれかに決まっていたりすることはあるけど。

印鑑がきれいに押せなかったとき

二重線引いて近くにもう1回きちんと押せばいい……と、思います。
これはいちばん正式なやり方じゃないけど、お金借りるでもなく実印使う契約でもない書類はほとんどこれでいいと思うんですよね。。。だめだったらごめん!

印鑑相違・印鑑不鮮明時の訂正方法|三菱UFJ
実印を押し間違えた時の訂正方法|ハンコヤドットコム

本来ならきちんとしたソースになるwebページでもつけて言うべきですよね。でも、だいたいどう検索してもはっきりした答えってなかなか見つからないんです。(これは間違ってます!こうしなさい!と言い切っているページは、みんな公的機関ではない個人のブログだった)

まじめな書類と言えど、たったひとつの厳密な正解があって少しでもズレたら認めない、というほどじゃない場面がけっこう多いだろうとわたしは思ってます。だってもし本気で厳密な取扱いが求められる書類だったら、注意書きもなしで一般の人たちにいきなり書かせるだなんて、処理する側の人がハードモードすぎるもん。しかもこんな、処理量が爆発的に増えているであろう非常事態に。
ということは、特に指定がない限り、意図が伝わって、あまりにもオリジナルすぎ、あまりにも個性的すぎるやり方でなければ役所だったりの担当者さんが職権で処理できるってことだと思うんですよ。ただその「あまりにも」「これはさすがに」のボーダーが分からないから難しいんだよね……。
結局は「だめだったらごめんなさい」「万全を期すには電話して聞いて」としか言えないことになって申し訳ないです。

まとめ
最高で最強の修正:落ち着いて新しいのに書き直す
あらゆる書類は、もらえるなら予備をもらっとこう。コピーやプリントアウトは余分にしとこう。

ムダ話が多いせいで送るところまで行けませんでした。次の回こそは郵便局に行きたい。今日はまるで言葉を覚えたてのようにむやみにエモエモと言ってしまったので、最後にすゑひろがりず屈指のエモ動画を置いていきます。

【あつまれどうぶつの森】#32 すゑひろがりず、お笑いライブ!?【狂言風ゲーム実況】【あつ森】
I footnotes
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